Aktualna baza firm – dlaczego jakość danych jest ważniejsza niż liczba rekordów?

Sprawdź:

W sprzedaży B2B łatwo ulec przekonaniu, że im większa baza, tym większe możliwości dotarcia do potencjalnych klientów. W praktyce liczba rekordów sama w sobie niewiele mówi o realnej wartości danych. Baza zawierająca dziesiątki tysięcy wpisów może okazać się mało przydatna, jeżeli znaczną część stanowią nieaktualne strony internetowe, firmy spoza grupy docelowej albo rekordy pozbawione informacji potrzebnych handlowcom.

Dlatego coraz większe znaczenie ma nie wielkość zbioru, ale jego jakość. Aktualna baza firm powinna przede wszystkim dostarczać danych, które można rzeczywiście wykorzystać w prospectingu, analizie rynku i działaniach sprzedażowych.


Duża baza danych firm nie zawsze oznacza dobrą bazę

Na pierwszy rzut oka baza zawierająca 100 tysięcy przedsiębiorstw może wyglądać atrakcyjniej niż zestawienie obejmujące 10 tysięcy firm. Problem pojawia się jednak wtedy, gdy zaczynamy analizować jakość poszczególnych rekordów.

Część przedsiębiorstw mogła zakończyć działalność. Inne mogły zmienić stronę internetową, zakres usług, lokalizację albo dane kontaktowe. Jeszcze inne mogą nie odpowiadać profilowi klienta, mimo że formalnie należą do odpowiedniej branży.

W rezultacie zespół sprzedażowy otrzymuje dużą bazę danych firm, ale musi poświęcić wiele godzin na jej ręczne filtrowanie i sprawdzanie.

To właśnie dlatego wartość bazy powinna być oceniana nie przez liczbę rekordów, lecz przez odsetek danych, które rzeczywiście można wykorzystać.


Dlaczego aktualność danych ma tak duże znaczenie?

Dane biznesowe nie są stałe. Firmy regularnie zmieniają informacje publikowane w internecie.

Może zmienić się:

• adres strony internetowej,
  
• numer telefonu,
  
• adres e-mail,
  
• lokalizacja firmy,
  
• zakres świadczonych usług,
  
• oferta produktowa,
  
• branża lub specjalizacja,
  
• sposób prezentowania działalności.
  

Jeżeli baza została przygotowana kilka lat temu i nie była później aktualizowana, nawet duża liczba rekordów nie gwarantuje skuteczności działań sprzedażowych.

Aktualna baza firm ogranicza natomiast liczbę kontaktów do przedsiębiorstw, które już nie funkcjonują albo których profil znacząco się zmienił.

Dla działu handlowego oznacza to mniej czasu traconego na nietrafione próby kontaktu i więcej czasu przeznaczonego na firmy, które rzeczywiście mogą być potencjalnymi klientami.


Weryfikacja danych firm przed rozpoczęciem prospectingu

Jednym z najważniejszych etapów pracy z bazą B2B jest weryfikacja danych firm.

Nie chodzi wyłącznie o sprawdzenie, czy przedsiębiorstwo istnieje. Warto również zweryfikować, czy dostępne informacje odpowiadają aktualnemu profilowi firmy.

Przykładowo przedsiębiorstwo może być nadal aktywne, ale całkowicie zmienić zakres działalności. Firma, która kilka lat temu sprzedawała produkty wyłącznie stacjonarnie, może dziś prowadzić rozwinięty sklep internetowy. Inna może zrezygnować z jednej linii biznesowej i skoncentrować się na zupełnie innym segmencie rynku.

Jeżeli informacje w bazie nie uwzględniają takich zmian, działania prospectingowe stają się mniej precyzyjne.

Regularna weryfikacja danych firm pozwala ograniczyć ten problem i utrzymywać bazę w stanie odpowiadającym rzeczywistej sytuacji na rynku.


Źródło danych wpływa na ich jakość

Nie wszystkie bazy powstają w ten sam sposób. Istotne znaczenie ma nie tylko moment pozyskania informacji, ale również ich źródło.

Dane mogą pochodzić z katalogów, agregatorów, starszych zestawień albo bezpośrednio z miejsc, w których firmy publikują informacje na swój temat.

W Scrape.pl dane są zbierane bezpośrednio ze stron firmowych. Dzięki temu można pozyskiwać informacje prezentowane przez same przedsiębiorstwa, takie jak zakres działalności, oferta, dane kontaktowe, lokalizacja czy inne elementy dostępne na ich stronach internetowych.

Takie podejście zwiększa jakość bazy, ponieważ opiera ją na źródłach bezpośrednio związanych z daną firmą, zamiast wyłącznie na pośrednich katalogach czy starszych zestawieniach.

Ma to szczególne znaczenie w projektach, w których liczy się nie tylko lista nazw przedsiębiorstw, ale także bardziej szczegółowa wiedza o ich działalności.


Aktualizacja bazy klientów powinna być procesem, a nie jednorazowym zadaniem

Nawet bardzo dobrze przygotowana baza z czasem traci na aktualności.

Dlatego aktualizacja bazy klientów powinna być traktowana jako proces ciągły. Im częściej firma wykorzystuje dane w sprzedaży, tym większe znaczenie ma regularne odświeżanie informacji.

W praktyce można okresowo sprawdzać między innymi:

• czy strona internetowa firmy nadal działa,
  
• czy zmieniły się dane kontaktowe,
  
• czy firma nadal oferuje określone produkty lub usługi,
  
• czy pojawiły się nowe informacje istotne dla segmentacji,
  
• czy przedsiębiorstwo nadal pasuje do założonego profilu klienta.
  

Automatyzacja takiego procesu pozwala utrzymywać bazę w znacznie lepszym stanie niż jednorazowe ręczne czyszczenie danych.


Jakość danych wpływa na efektywność handlowców

Nieaktualne rekordy mają bardzo konkretny koszt.

Każdy niepoprawny adres strony, nieistniejąca firma lub źle zakwalifikowany kontakt oznacza czas poświęcony przez handlowca na działanie, które od początku miało niewielką szansę powodzenia.

Jeżeli takich rekordów jest kilka, problem może być praktycznie niezauważalny. Jeżeli jednak zespół pracuje na bazie zawierającej dziesiątki tysięcy danych o niskiej jakości, straty czasu zaczynają być znaczące.

Dobra baza danych firm powinna więc ograniczać ręczny research, a nie generować jego kolejną warstwę.

Handlowiec powinien otrzymać możliwie dobrze przygotowane dane, aby móc skoncentrować się na kwalifikacji leadów, rozmowach i sprzedaży.


Lepsza baza oznacza lepszą segmentację

Jakościowe dane mają jeszcze jedną istotną zaletę: umożliwiają precyzyjniejszą segmentację.

Sama nazwa firmy i numer telefonu często nie wystarczą, aby stworzyć dobrze dopasowaną kampanię B2B. Znacznie większą wartość mogą mieć informacje o tym, czym przedsiębiorstwo rzeczywiście się zajmuje, jakie produkty oferuje i do jakiego segmentu rynku należy.

Jeżeli dane są zbierane ze stron firmowych, można uzyskać znacznie szerszy kontekst niż w przypadku podstawowych rejestrów.

Pozwala to tworzyć grupy odbiorców na podstawie rzeczywistych cech biznesowych, a następnie dopasować komunikację do konkretnych segmentów.

Zamiast wysyłać jeden uniwersalny komunikat do kilku tysięcy firm, można przygotować osobne podejście dla producentów, dystrybutorów, sklepów internetowych czy firm usługowych.


Mniej rekordów może oznaczać więcej szans sprzedażowych

W sprzedaży B2B liczy się nie liczba firm znajdujących się w arkuszu, ale liczba sensownych kontaktów, które mogą doprowadzić do rozmowy handlowej.

Baza zawierająca 5 tysięcy dobrze dopasowanych i zweryfikowanych przedsiębiorstw może być znacznie bardziej wartościowa niż zestawienie 100 tysięcy przypadkowych rekordów.

Jakość danych wpływa bowiem bezpośrednio na:

• czas pracy zespołu,
  
• skuteczność prospectingu,
  
• możliwość segmentacji,
  
• jakość personalizacji komunikacji,
  
• koszt pozyskania potencjalnego klienta,
  
• wiarygodność analiz rynku.
  

Dlatego podczas wyboru bazy warto patrzeć nie tylko na jej rozmiar, ale również na źródło danych, sposób ich pozyskania oraz możliwość aktualizacji.


Aktualna baza firm jako element skutecznego procesu sprzedaży

Dobra baza nie powinna być statycznym plikiem, który po zakupie przez kolejne lata pozostaje niezmieniony.

Powinna być elementem procesu obejmującego pozyskiwanie, porządkowanie, weryfikację danych firm oraz ich regularne odświeżanie.

W przypadku projektów wymagających jakościowych danych dobrym rozwiązaniem może być przygotowanie zestawienia na podstawie aktualnych informacji dostępnych bezpośrednio na stronach przedsiębiorstw.

Właśnie w taki sposób powstają bazy firm w Scrape.pl. Dane są zbierane ze stron firmowych, dzięki czemu baza może zawierać informacje pochodzące bezpośrednio ze źródeł publikowanych przez konkretne przedsiębiorstwa.

Takie podejście sprawdza się szczególnie wtedy, gdy potrzebna jest baza dopasowana do konkretnych kryteriów, a istotna jest nie tylko liczba rekordów, ale także ich praktyczna przydatność.


Podsumowanie

W przypadku baz B2B więcej nie zawsze znaczy lepiej.

Duża baza może prezentować się imponująco, ale jeżeli zawiera nieaktualne, niepełne lub przypadkowe dane, jej wartość sprzedażowa szybko spada.

Znacznie ważniejsze są jakość informacji, ich źródło oraz regularna aktualizacja bazy klientów.

Aktualna baza firm, oparta na zweryfikowanych danych i dobrze dopasowana do profilu odbiorcy, pozwala ograniczyć czas poświęcany na ręczny research i skoncentrować działania sprzedażowe na przedsiębiorstwach, które rzeczywiście mogą zostać klientami.

Dlatego przy ocenie bazy warto zadawać nie pytanie „ile rekordów zawiera?”, ale przede wszystkim: „ile z tych rekordów rzeczywiście będzie dla nas użytecznych?”.